Técnicas de Apresentação e Comunicação

 

Apresentação 

Falar em público é uma habilidade essencial em qualquer organização e fundamental para partilhar o conhecimento adquirido nas áreas específicas de trabalho que cada um ocupa. 

A comunicação precisa acontecer de maneira clara, objetiva e envolvente. Essas habilidades podem ser desenvolvidas com técnicas específicas e com a prática bem fundamentada. 

Além de uma boa desenvoltura ao falar para o público, para transmitir conhecimento é necessário desenvolver técnicas de didática do ensino. Para ensinar não basta ser um especialista no assunto, é preciso saber ouvir, entender as necessidades do seu público, planejar, executar um plano de ensino e avaliar de forma continuada todo o processo. 

A maneira como executar uma comunicação também pode ser aprendida e aprimorada com a prática. O objetivo aqui é capacitar o profissional em Técnicas de Apresentação e Comunicação. A finalidade é proporcionar habilidades para falar em público além de conduzir palestras e oficinas. 

Comunicação 

Conceito Comunicação provém do latim communis, que significa “tornar comum”. A comunicação pode ser definida como a transmissão de informações e compreensão mediante o uso de símbolos comuns (verbais e não-verbais). Sendo assim, a comunicação não significa apenas enviar uma informação ou mensagem, mas torná-la comum entre as pessoas envolvidas. Para que haja comunicação, é preciso que o destinatário da informação a receba e a compreenda. Comunicar significa tornar comum a uma ou mais pessoas determinada informação ou mensagem (CHIAVENATTO, 2005). 

As relações sociais estão sujeitas à influência de um conjunto de variáveis que determinam, ou pelo menos influenciam a condução dos processos de comunicação. Comunicar é uma arte de bem enviar e receber mensagens. O tempo, espaço, o meio físico envolvente, o clima relacional, o corpo, os fatores históricos da vida pessoal e social de cada indivíduo, as expectativas condicionam e determinam a maneira de se relacionar dos seres humanos. É, portanto, importante se conhecer alguns dos fatores que podem constituir-se como barreiras à comunicação e fontes no ruído na comunicação, para evitá-los e assim realizar a comunicação de forma mais clara e efetiva. 

Elementos da Comunicação 

A comunicação pode ampliar ou limitar conhecimentos, facilitar ou dificultar o desenvolvimento de criatividade e de habilidades inerentes ao melhor desempenho do aluno. Por meio da comunicação, instrutores e alunos explicitam objetivos, revelam poderes, valores e culturas que norteiam as relações profissionais e interpessoais no ambiente de aprendizagem. Deve-se, portanto, administrar o processo global de comunicação, que necessariamente abrange os seguintes elementos: 

Fonte: é o emissor, a pessoa que está tentando enviar uma mensagem (falada, escrita, por meio de sinais ou não-verbal) a uma pessoa ou pessoas, por meio da codificação do pensamento; 

Codificação: é a tradução dos símbolos escolhidos pela fonte para que a mensagem possa ser adequadamente transmitida pelo canal; 

Mensagem: é o produto físico codificado pelo emissor, e pode ser a fala, o texto escrito, um quadro, uma música, os movimentos de nossos braços e expressões faciais; 

Canal: é o meio que existe fora do emissor pelo qual é escolhido para conduzir a mensagem. Esse veículo pode ser o discurso oral (audição), a documentação escrita (visão e tato) e a comunicação não-verbal (sentidos básicos);
Decodificação: é a tradução da mensagem, para que a mesma possa ser compreendida pelo receptor; 

Receptor: é o sujeito a quem a mensagem se dirige, o destino final da comunicação. Também é chamado de destinatário;
Feedback: é o elo final no processo de comunicação. O feedback – ou retorno – determina se a compreensão foi alcançada ou não e, 

Ruídos: perturbação indesejável que tende a deturpar, distorcer ou alterar, de maneira imprevisível, a mensagem transmitida. 

Barreiras à comunicação eficaz - ruídos 

As barreiras ou ruídos existem em todas as fases do processo de comunicação, mas é mais provável que ocorram quando a mensagem é complexa, provoca emoções ou se choca com o estado mental do receptor. São listadas abaixo algumas dessas barreiras: 

Filtragem: refere-se à manipulação da informação de um emissor para Mn que seja vista mais favoravelmente pelo receptor; 

Percepção seletiva: tanto o emissor como o receptor veem e escutam seletivamente, com base em suas próprias necessidades, motivações, experiências e características pessoais; 

Semântica: tanto as palavras como o comportamento não-verbal, usados na comunicação, podem ter diferentes significados para diferentes pessoas; 

Sobrecarga de informação: ocorre quando o volume ou a quantidade de comunicação é muito grande e ultrapassa a capacidade pessoal do destinatário de processar as informações, o que faz com que ele perca grande parte delas ou distorça seu conteúdo; 

Credibilidade do transmissor: quanto mais confiável for a fonte de uma mensagem, maior será a probabilidade de que ela será entendida corretamente e,
Julgamento de valor: normalmente acontece antes de se receber a mensagem completa. Julgamento de valor é uma opinião geral sobre algo, baseada em uma rápida percepção de seu mérito. 

Comunicação verbal, não verbal e factual 

Na comunicação verbal devem-se levar em conta os seguintes pontos: grau de domínio do assunto; vocabulário ao nível do interlocutor; pontuação clara e variação; articulação de ideias; fluência e ritmo (altos e baixos); uso de audiovisuais. Na comunicação não verbal alguns cuidados a serem observados: mobilidade da cabeça e rosto; olhar (direcionado a todos, ou a alguns); gestos enriquecedores; voz graduada ao ambiente; respiração e desinibição; postura corporal; andar; roupas; cores; penteados; adornos. Na comunicação factual existem alguns pontos a considerar: coordenação e domínio das atividades pedagógicas; uso do espaço e administração do tempo; administração de conflitos em sala de aula; ser exemplo de ação (coerência entre teoria e prática); ser decidido e prático nas propostas de ação; saber usar os recursos instrucionais.

Falar em público – Necessidade e importância Não há como fugir

O especialista Reinaldo Polito (2006) salienta que qualquer que seja a atividade, daqui em diante você estará sempre ‘correndo o risco’ de falar em público. A habilidade em técnicas de comunicação e apresentações passou a ser competência importante para profissionais de todas as atividades. Falar em público, seja em pequenas reuniões, diante de poucas pessoas, seja em grandes eventos, diante de plateias numerosas, tornou-se tarefa quase corriqueira, independentemente da posição hierárquica ocupada pelo profissional na organização. Embora as pessoas estejam frequentemente às voltas com apresentações em público, poucas estão bem preparadas para desempenhar a tarefa com eficiência. Todos os profissionais, por maior que seja sua dificuldade para se apresentar em público, podem, em poucas horas de capacitação criteriosa, expressar-se com eficiência nas mais diversas circunstâncias, diante de qualquer tipo de plateia. 

Técnicas de Apresentação e Comunicação 

Técnica pode ser definida como maneira, jeito ou habilidade especial de executar ou fazer algo. Para que o instrutor de capacitação possa se comunicar com sucesso existem maneiras apropriadas para tal. As técnicas de apresentação podem ser aprendidas e praticadas visando ao aprimoramento das habilidades de comunicação fazendo assim com que o instrutor possa ter sucesso em suas aulas, palestras, oficinas e outros eventos de capacitação. A seguir, uma série de dicas importantes para o seu aperfeiçoamento: 

Respiração – tranquilize-se 

O primeiro passo para uma boa apresentação é estar tranquilo. A respiração pode ser uma aliada fundamental para o instrutor. Para controlar a ansiedade, antes de iniciar a apresentação é importante fazer a respiração abdominal – pelo menos três vezes – com o objetivo de oxigenar o cérebro. Estar calmo perante a plateia faz com que o instrutor transmita segurança a quem assiste à palestra. Durante a apresentação é importante manter uma respiração pausada para que não se atropelem as palavras e assim torne sua aula ininteligível. A respiração deve ser utilizada nos momentos de tensão ou ansiedade que antecedem uma apresentação ou aula, mas que com o tempo e a prática pode se tornar um processo natural do instrutor. 

Posicionamento – o que fazer e o que não fazer 

O instrutor deverá encontrar um ponto central que servirá como local de referência. Em uma sala de aula, pode ser entre o quadro e as cadeiras dos alunos. Em um auditório, pode ser num ponto mais próximo à plateia. O importante é que haja mobilidade por parte do instrutor, mas sempre com objetivo e alguma finalidade, por exemplo, se você se desloca de um lado para o outro da plateia para dar ênfase à determinada informação, ou para recuperar a atenção de pessoas que começam a se desconcentrar, estará agindo de maneira correta. Se, todavia, os movimentos ocorrerem apenas porque não se sente confortável, e você se desloca apenas para tentar se sentir mais à vontade, é quase certo que esteja se comportando de forma inadequada. Não fique de costas para o público, mesmo que para mostrar algo que está na sua apresentação, ao ficar de costas sua voz se perderá e seus ouvintes não o entenderão. Se quiser apontar algo na apresentação, use uma régua, laser pointer ou mostre primeiro e explique depois. Nunca se posicione na frente da luz do data show, pois isso pode ser um grande incômodo para quem está na plateia tentando fazer anotações ou mesmo prestar atenção ao que está sendo projetado. Caminhe nas laterais do data show, de maneira a não atravessar na sua frente. Evite fazer a sua apresentação sentado, a menos que seja estritamente necessário. Permanecer sentado tornará sua apresentação cansativa e monótona para a plateia. 

Postura e expressão corporal 

De acordo com Polito (2006) há dois erros comuns que precisam ser evitados na gesticulação. O primeiro deles é a ausência de gestos, pois os movimentos do corpo são importantes no processo de comunicação da mensagem. O outro, geralmente mais grave do que o primeiro é o exagero de gestos. Provavelmente o resultado da sua apresentação será muito mais positivo se você for comedido nos gestos do que se você exagerar na gesticulação. 

As pernas 

Procure se posicionar com equilíbrio sobre as duas pernas, evitando ficar apoiado ora sobre a perna esquerda, ora sobre a direita observe que elas não fiquem demasiadamente abertas, para que não tornem sua postura deselegante, ou, ao contrário, que não permaneçam muito juntas, para que sua mobilidade não seja prejudicada. 

Os braços e as mãos 

Não carregue caneta, papel e outros objetos, pois eles podem muito mais atrapalhar do que ajudar. Se você estiver visivelmente nervoso, tremerá a mão ao segurar um papel ou o laser, e isso ficará claro para a plateia. Deixe suas anotações sobre a mesa e verifique-as quando necessário. 

Laser pointer 

É um ótimo instrumento para apontar dados na apresentação. O seu uso só deve ser feito pelo instrutor que possui a mão firme, porque do contrário, o laser estará trêmulo e não servirá para o seu propósito que é indicar alguma informação, além de deixar claro para os participantes que você está nervoso. 

Gestos 

Ao gesticular, é recomendável fazer os movimentos acima da linha da cintura e alternar a posição de apoio dos braços, deixando-os às vezes ao longo do corpo, em outros momentos gesticulando apenas com um deles, para em seguida atuar com os dois. Dessa forma evitará a rigidez da postura e tornará os gestos mais elegantes e harmoniosos. Evite cruzar os braços, posicioná-los nas costas ou colocar as mãos nos bolsos, procure fazer os repousos de mãos a frente ou deixar os braços soltos. Se agir assim com frequência e por tempo prolongado, talvez demonstre desnecessariamente aos ouvintes que está inseguro e intranquilo. Evite também esfregar ou apertar nervosamente as mãos, principalmente no princípio, quando essas atitudes são mais comuns. Tome cuidado ainda para não coçar a cabeça o tempo todo, ou ficar segurando sucessivamente a gola da blusa ou do paletó. Quase sempre os ouvintes têm a impressão de que, quando o orador domina o assunto de sua apresentação, não fica nervoso diante da plateia. Portanto, mesmo que essa interpretação do público não seja verdadeira, essas demonstrações de hesitação podem comprometer o resultado de sua exposição. 

Olhar para a plateia 

Olhar na direção das pessoas fará com que elas se sintam incluídas no ambiente, por isso não esquive o seu olhar. Caso tenha dificuldades em olhar para seu público, você pode utilizar a Técnica da Triangulação. Escolha três pontos no auditório ou sala de aula, três rostos familiares ou três pessoas que lhe deem feedback positivo durante sua fala. Olhe para a primeira pessoa do lado esquerdo, vagarosamente olhe para a pessoa no centro, e vá movendo seu olhar para a pessoa no lado direito. Dessa maneira você estará percorrendo o auditório ou sala de aula com seu olhar e de maneira segura. Quando estiver se sentindo mais a vontade, olhará para todos e verá muitos rostos interessados no seu assunto.

A voz 

É importante diferenciar o tom da sua voz para lugares grandes e pequenos. Você deverá falar mais alto ou mais baixo dependendo da acústica do local, da distância em que se encontrar do último ouvinte da plateia, dos ruídos que possam interferir na compreensão do público. Evite falar alto quando estiver próximo de poucas pessoas em uma pequena reunião, e utilize o microfone diante de plateias numerosas. Caso você tenha de usar o microfone fique atento para a sensibilidade do mesmo. A boca deve ficar distante do microfone aproximadamente dez centímetros. Faça o teste antes da palestra para saber se precisa afastar ou aproximar o microfone para que a voz seja bem captada. O melhor momento para fazer a dosagem da voz é quando você realiza a sua apresentação pessoal, que deve ser feita sempre no início da palestra. Lembre-se que esse é um momento muito importante da sua fala, a apresentação pessoal deve sempre ser objetiva, não é adequado alongar-se muito nessa hora, mas a fala deve conter as informações essenciais sobre o trabalho que você desempenha e sua formação. 

Repetições 

Cuidado com repetições de palavras como: né? Ok? Tá? E outras. Esses recursos costumam ser utilizados quando o instrutor quer enfatizar o assunto ou buscar aprovação da plateia. Evite-os, pois em excesso servem para deixar a fala caricata e desagradável de ouvir. Preste atenção ao seu próprio discurso e perceba se existe um chavão ou palavra que costuma repetir. Experimente construir suas frases sem eles e ouça como irá soar de maneira mais agradável. Pessoas que falam devagar tendem a preencher os espaços de tempo com sons do tipo: ãããããã ou éééééé. Fique atento para esse fato e prefira o silêncio entre as frases. Uma técnica utilizada para evitar esse tipo de som é iniciar imediatamente a frase seguinte. 

 Ritmo 

Depois de certo tempo de duração – entre 20 e 30 minutos de palestra ou aula os ouvintes começam a ter sua atenção desviada. Se o palestrante utilizar uma fala monótona e monocórdia se tornará impossível prender a atenção no assunto. Procure mudar sua entonação quando se tratar de um tópico importante, frise com a sua voz aquilo que todos precisam prestar atenção. 

Vocabulário 

O seu vocabulário deverá estar de acordo com o público alvo da aula ou palestra. No caso do uso das siglas, utilize-as somente se você tiver certeza que seu público está familiarizado com elas. Caso você esteja querendo ensinar conceitos ou utilizar as siglas para abreviar nomes ou expressões muito longas, explique primeiro o que cada sigla significa para depois começar a falar sobre elas. O vocabulário técnico só deve ser utilizado também para o público que está familiarizado com ele. As regras são as mesmas utilizadas para as siglas. Muitos palestrantes gostam de demonstrar seu conhecimento com vocabulário rebuscado ou com o uso de estrangeirismos. Se esse tipo de fala faz parte da cultura organizacional sua fala estará contextualizada. Caso não faça, sua fala não será compreendida e logo a plateia irá perder o interesse no que você está dizendo. 

Domínio do tema 

De nada adiantará falar com naturalidade, envolvimento e disposição se não dominar o assunto a ser apresentado. Por isso, estude o assunto com a maior profundidade que puder. Saiba muito mais do que precisará para expor. Deixe sobrar informações. Primeiro, porque esse conhecimento lhe dará mais confiança diante do público. Depois, porque demonstração de domínio da matéria poderá dar mais credibilidade à sua apresentação. Caso um de seus alunos ou ouvintes da plateia faça uma pergunta cujo conteúdo você não domina ou você não tenha certeza sobre a resposta, fique calmo diga simplesmente “Não sei a resposta no momento, mas vou pesquisar e trarei a informação amanhã”. Pesquise o tema e de fato traga a resposta no dia seguinte. 

Linguagem fática 

Linguagem fática, ou função fática da linguagem está “centralizada no canal, tendo como objetivo prolongar ou não o contato com o receptor, ou testar a eficiência do canal” (BECHARA, 2000). É o tipo de linguagem das falas telefônicas, saudações e similares. Numa situação de sala de aula ou palestra é interessante que o instrutor faça uso da linguagem fática como recurso para verificar se o canal de comunicação está funcionando ou se ele está sendo compreendido pelas pessoas que o ouvem. A seguir alguns exemplos da função fática: (NICOLA, 2004) Ex: “entenderam?”. É também a função empregada, quando no decorrer de uma conversa, emitimos sons: Ex: “heim!“, “ hum hum!”. E alem de ser utilizada para testar o canal, a função fática ocorre também quando o emissor quer iniciar uma comunicação: Ex: - olá! Como vai? – perguntou o homem de olhos empapuçados Ou quando visa prolongar o contato com seu receptor: Ex: - ela não desanima nunca... Você concorda? Não acha? Ou quando deseja interromper o ato de comunicação: Ex: - qualquer dia, amigo, eu volto a te encontrar. E em alguns casos, percebe- se que a única preocupação do emissor é manter o contato com o destinatário ou testando o canal com frases do tipo: “veja bem” ou “olha...” ou “compreende?”. Essa preocupação com o contato caracteriza- se função fática. 

Conquistando o público 

Conquistar o público é uma habilidade que pode ser desenvolvida, principalmente se você iniciar sua palestra utilizando uma frase que possa provocar impacto. Sua frase deve estar relacionada ao assunto tratado e faça isso de tal forma que as pessoas percebam, pela força da informação que a mensagem é importante. 

Contar uma história interessante 

Você também pode contar uma história interessante. As histórias têm um poder mágico para conquistar a atenção dos ouvintes. Entretanto, tome cuidado para que seja curta, pois histórias longas, por melhores que sejam, podem prejudicar a concentração do público. Mas atenção, evite histórias pessoais, para que o público não pense que você está “contando vantagem” sobre algum aspecto. 

Levantar uma reflexão

 Ao levantar uma reflexão, você fará com que os ouvintes sejam instigados a acompanhar a mensagem com maior interesse. 

Contar com seu próprio comportamento. Vale aí sua simpatia, gentileza, humildade, demonstração de envolvimento com o assunto tratado. 

Não dar aspecto infantil à apresentação. 

Dicas para falar bem 

Você já passou pelas técnicas mais utilizadas para realizar uma apresentação eficaz, agora sugerimos algumas dicas para que você possa falar com desenvoltura e naturalidade sobre os assuntos que deseja abordar. 

Continue sendo você mesmo 

Parece ironia, mas somente depois que estiver muito bem preparado para falar em público você conseguirá se expressar diante da plateia mantendo seu estilo e suas características. E quanto mais espontâneo for, melhores serão os resultados de suas exposições. O especialista Reinaldo Polito (2006) recomenda que ao se apresentar diante de um grupo de pessoas, reflita se está conseguindo se comunicar da mesma maneira como faria se estivesse conversando à vontade com amigos, familiares ou colegas de trabalho. Se a resposta for negativa, significa que provavelmente sua maneira de falar está artificial. Quando tiver condições de levar para frente do público a forma natural como se comunica com as pessoas de seu relacionamento mais próximo, terá resolvido uma importante etapa de seu desenvolvimento como comunicador. Por isso, sempre que tiver que fazer uma apresentação, procure conversar bastante sobre o assunto antes de enfrentar o público. Lembre-se de que não basta apenas preparar por escrito o que pretende comunicar. Há muita diferença entre a comunicação escrita e a comunicação oral. O ritmo, a cadência, as pausas, o vocabulário e tantos outros aspectos da comunicação se mostram distintos na fala e na escrita. Se você pretende falar da mesma maneira como escreve, é quase certo que não fará uma boa apresentação. Esse exercício simples de conversar com as pessoas a respeito do tema que vai expor fará com que descubra as palavras apropriadas, a velocidade certa, a entonação adequada. Depois, diante da plateia, o comportamento deverá ser praticamente o mesmo: continuar a conversa ensaiada. 

Mostre interesse pelo assunto 

 Embora sua apresentação diante do público deva seguir o estilo conversacional, essa circunstância exigirá que fale com envolvimento e disposição. Isto é, deve ser uma conversa, mas uma conversa bem animada. Não tenha ilusões: se não demonstrar aos ouvintes que o assunto é importante para você, dificilmente fará com que as pessoas se envolvam no tema de sua apresentação. Concentre-se nessa premissa. Antes de envolver a plateia, você precisará mostrar, pelo seu entusiasmo, o interesse que tem pela matéria. Quando conseguir conjugar esses dois aspectos relevantes da comunicação – espontaneidade e envolvimento –, se aproximará dos ouvintes com segurança e credibilidade. 

Não seja prolixo 

Quem assiste a uma palestra ou a uma aula deseja objetividade por parte do instrutor. Palestras muito longas ou difusas fazem com que a plateia perca o interesse no assunto. Os exemplos utilizados, as apresentações preparadas para o evento também não precisam ser excessivas. O instrutor prolixo dá aulas muito longas e enfadonhas. Procure ser o oposto disso, criando atividades adequadas às circunstâncias e voltadas para a realidade prática do grupo. 

Preparação do conteúdo 

Se você não souber planejar de maneira correta uma apresentação, dificilmente conseguirá transmitir a mensagem com eficiência. Qualquer que seja o tipo de exposição de que venha a fazer precisará ter todas as etapas ordenadas de maneira lógica e concatenadas, desde o princípio até a conclusão. O primeiro passo é identificar o objetivo. Talvez essa seja a falha mais comum do instrutor: não saber exatamente qual é o objetivo da apresentação. Depois que você determinar o assunto a ser exposto, analise o que pretende conseguir com a mensagem. Estruture sua apresentação em introdução, desenvolvimento e conclusão. A introdução deve ser curta, com um ou dois slides, contendo conceitos principais. No desenvolvimento, esmiúce os conceitos, utilize imagens que remetam ao assunto tratado. Conclua o assunto sistematizando as principais ideias. 

Estimular perguntas e saber ouvir 

Perguntas e respostas fazem parte integrante de uma comunicação efetiva entre o instrutor e a plateia. A pergunta é um ótimo instrumento do instrutor, pois a partir dela é possível descobrir o que a sua plateia conhece sobre o assunto, mas é muito importante que você não confunda uma pergunta legítima, que tem o objetivo de realmente saber o que os alunos pensam com uma pergunta retórica, cujo único objetivo é dar continuidade a fala do instrutor. Uma dica útil é iniciar a aula com perguntas abertas sobre o assunto “O que você faria diante disso?” ou “O que vocês sabem sobre o assunto?”. Ouça o que seus alunos têm a dizer sobre o assunto, faça anotações num flip chart, por exemplo, ou simplesmente utilize a fala dos próprios alunos para iniciar a sua. Ouvir as perguntas e saber aproveitar as contribuições da plateia faz com que os alunos se envolvam muito mais no processo. Em diversos momentos você pode pensar que alguma pergunta foi inconveniente, evite demonstrar que achou a pergunta desnecessária ou mal formulada, pois você poderá inibir futuras perguntas. Responda o que for possível ou diga “esse assunto tratarei mais tarde” ou “esse assunto não é bem o foco da nossa palestra, posso te indicar onde encontrar uma resposta”. E muito importante: não retarde o progresso do grupo. Quando alguns participantes não conseguem entender o assunto e o instrutor insiste, o restante do grupo se desinteressa. É uma boa prática, marcar um horário especial para explicar o assunto, detidamente, aos mais vagarosos. 

Sistematização das principais ideias 

Ao encerrar a palestra ou aula é importante fazer o fechamento do assunto junto com a turma. Contextualize o assunto dentro do panorama geral, trazendo da visão macro para a visão micro, mas lembre-se de que não precisa refazer toda a palestra novamente. Busque o entendimento da plateia fazendo perguntas aos participantes e apresente uma síntese do assunto. Lembre-se: 1. Chegue antes dos participantes – dê exemplo, seja pontual; 2. Prepare o ambiente para receber os participantes; 3. Prepare seu material na véspera e, 4. Verifique todos os equipamentos antes da apresentação. 

Fonte: Secretaria Nacional de Renda de Cidadania